Comparative Study of National Research Data Services Success Factors
Étude comparative des services nationaux de données de recherche Facteurs de réussite
Résumé
This study is part of the work commissioned by the Committee for Open Science/Ministry of Higher Education, Research and Innovation (COSO/MESRI) for the Institute of Research for Development (IRD) to assess the feasibility of a generic service for hosting and disseminating simple data.
The objective of this work is to provide useful elements for thought by presenting a state of the art of different national data services.
It focuses on seven service infrastructures which have been developed in different contexts but share a large number of common points, starting with offering access to a data service to all researchers on a national scale.
Whether to facilitate access and sharing of scientific informations or to meet the requirements of funders, the national data services which are the subject of this study have developed around a core of common functionality:
•a repository service,
•a long term archiving service,
•an assistance and support service for data management.
Most of them have also chosen to offer a search and access service that relies either on an internal discovery tool or on a search engine that federates access to data from services external to those deposited in their repositories.
The result of long-term projects, national data services are still rather recent initiatives, one of which is due to open its services in early 2021.
Given the very dynamic context in which institutionals repositories projects are multiplying, the "long time" that characterizes the implementation of national services encourages operators to opt for flexible technical and organizational solutions, so as to be able to adapt to the evolution of usages and expectations.
As early as the project stage consultation with key players representing the diversity of scientific ecosystems is essential to build a service offer which is as close as possible to the expectations of the target audience.
Once the service is set up, this principle of co-construction takes precedence as well : determining role of partner institutions within advisory committees, calls for service projects, involvement of researchers to develop new tools (e.g. feedback from users, collection of needs, tests).
In the same way, data services are part of national and international networks, which helps to define and strengthen their role.
Most of these national infrastructures rely on structural funding provided by the Ministry of Research or a funding agency. By building on collaboration or federation, the objective of these national initiatives is also to reduce costs for all partners.
These economies of scale, the ongoing evaluation of services, the interoperability of tools with existing ecosystems and the reliability of technical solutions are key points of attention for all of these initiatives, as they determine their sustainability.
Ce travail a pour objectif de nourrir la réflexion en présentant un état des lieux de différents services
nationaux de données.
Il porte sur sept infrastructures de services qui se sont développées dans des contextes différents mais
qui partagent un grand nombre de points communs, à commencer par offrir un accès à un service de
données à l’ensemble des chercheurs, à l’échelle nationale.
Que ce soit pour faciliter l’accès et le partage de l’information scientifique ou répondre aux exigences
des bailleurs de fonds, les services nationaux de données qui font l’objet de cette étude se sont
développés autour d’un noyau de fonctionnalités communes :
- un service de dépôt,
- un service d’archivage pérenne,
- un service d’assistance et d’accompagnement à la gestion des données.
La plupart d’entre eux ont aussi choisi de proposer un service de signalement et d’accès qui s’appuie
soit sur un outil de découverte interne, soit sur un moteur de recherche fédérant l’accès à des
données provenant de services externes à celles déposées dans leurs entrepôts.
Fruit de projets au long cours, les services nationaux de données restent des initiatives plutôt
récentes, l’une d’entre elles doit ouvrir ses services au début de l’année 2021.
Compte tenu du contexte très dynamique qui voient se multiplier les projets d’entrepôts institutionnels,
le “temps long” qui caractérise la mise en place de services nationaux incite les opérateurs à opter
pour des solutions techniques et organisationnelles flexibles, de manière à pouvoir s’adapter à
l’évolution des usages et des attentes des utilisateurs.
Dès le stade du projet, la consultation des acteurs clés et représentatifs de la diversité des écosystèmes
scientifiques s’avère incontournable pour construire l’offre de services au plus près des attentes des
publics visés.
Une fois le service mis en place, ce principe de co-construction prévaut tout autant : rôle déterminant
des institutions partenaires au sein des comités consultatifs, appels à projets de service, implication
des chercheurs pour développer de nouveaux outils (ex. retours exprimés par les utilisateurs, recueil
des besoins, tests).
De la même manière, les services de données inscrivent leur activité au sein de réseaux nationaux et
internationaux, ce qui participe à définir et renforcer leur rôle.
La majeure partie de ces infrastructures nationales s’appuie sur le financement structurel assuré par le
ministère de la recherche ou un bailleur de fonds public. En s’appuyant sur la collaboration ou la
fédération, l’objectif de ces initiatives nationales est aussi de réduire les coûts pour l’ensemble des
partenaires.
Ces économies d’échelle, l’évaluation continue des services, l'interopérabilité des outils avec les
écosystèmes existants et la fiabilité des solutions techniques représentent des points d’attention
déterminants pour l’ensemble de ces dispositifs car ils conditionnent leur pérennité.
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