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Reports (Research Report) Year : 2021

Contracting in open access times. A systematic analysis of transforming agreements

Contracter à l’heure de la publication en accès ouvert. Une analyse systématique des accords transformants

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Abstract

This study focuses on one of the contemporary innovations linked to the economy of academic publishing: the so-called transformative agreements, a relatively circumscribed object within the relations between library consortia and academic publishers, and temporally situated between 2015 and 2020. The stated objective of this type of agreement is to organise the transition from the traditional model of subscription to journals (often proposed by thematic groupings or collections) to that of open access by reallocating the budgets devoted to it. Our sociological analysis work constitutes a first systematic study of this object, based on a review of 197 agreements. The corpus thus constituted includes agreements characterised by the co-presence of a subscription component and an open access publication component, even minimal (publication "tokens" offered, reduction on APCs, etc.). As a result, agreements that only concern centralised funding for open access publishing were excluded from the analysis, whether with publishers that only offer journals with payment by the author (PLOS, Frontiers, MDPI, etc.) or publishers whose catalogue includes open access journals. The oldest agreement in our corpus was signed in 2010, the most recent ones in 2020 - agreements starting only in 2021, even announced during the study, were not retained. Several results emerge from our analysis. First of all, there is a great diversity of actors involved with 22 countries and 39 publishers, even if some consortia (Netherlands, Sweden, Austria, Germany) and publishers (CUP, Elsevier, RSC, Springer) signed many more than others. Secondly, the duration of the agreements, ranging from one to six years, reveals a very unequal distribution, with more than half of the agreements (103) signed for 3 years, and a small proportion for 4 years or more (22 agreements). Finally, despite repeated calls for transparency, less than half of the agreements (96) have an accessible text at the time of this study, with no recent trend towards greater availability. The analysis also shows widely varying degrees of openness, ranging from simple information on the ESAC directory through the provision of an open format to the allocation of a DOI and a reuse licence (CC-BY), including details of monetary amounts. Of the 96 agreements available, 47 of which were signed in 2020, 62 have been analysed in depth. To our knowledge, this is the first analysis on this scale, on a type of material that was not only unpublished, but which was previously subject to confidentiality clauses. Based on a careful reading, the study describes in detail their properties, from the materiality of the document to the financial formulas, including their morphology and all the rights and duties of the parties. We therefore analysed the content of the agreements as a collection, looking for commonalities and variations through an explicit coding of their characteristics. The study also points out some uncertainties, in particular their "transitional" character, which remains strongly debated. From a morphological point of view, the agreements show a great diversity in size (from 7 to 488 pages) and structure. Nevertheless, by definition, they both articulate two essential objects: on the one hand, the conditions for carrying out a reading of journal articles, in the form of a subscription, combining concerns of access and security; on the other hand, the modalities of open access publication, articulating the management of a new type of workflow with a whole series of possible options. These options include the scope of the journals considered (hybrid and/or open access), the licences available, the degree of obligation to publish, the eligible authors or the volume of publishable articles. One of the most important results of this in-depth analysis is the discovery of an almost complete decoupling, within the agreements themselves, between the subscription object and the publication object. Of course, subscription is systematically configured in a closed world, subject to payment, which triggers series of identification of legitimate circulations of both information content and users. In particular, it insists on prohibitions on the reuse or even copying of academic articles. On the other hand, open access publishing is attached to a world governed by free access to content, which leads to concerns about workflow management and accessibility modalities. Moreover, the different elements that make up these contractual objects are not interconnected: on one side, the readers are all members of the subscribing institutions, on the other, only the corresponding authors are concerned; the lists of journals accessible to the reader and those reserved for open access publication are usually distinct; the workflows have totally different objectives and material organisations, etc. The articulation between the two contractual objects is solely a matter of a financial distribution formula which, in addition to particular combinations between one and the other, makes it possible to assign distinct labels to the agreements (offset agreement, publish & read, read & publish, read & free articles, read & discount). Beyond this distribution, the study of financial arrangements shows a range of provisions from total budgetary predictability, thus identical to previous subscription agreements, to uncertainty about the volume of publication or the final amount of the sums exchanged. The concrete methods of calculating the amounts associated with open access publication are relatively varied. While there are indeed recurrent formulas (volume of articles multiplied by an individual price, taking the average of the total APC sums from previous years, etc.), the calculation of the sums involved is always the result of a singular negotiation between a consortium and an academic publisher, and sometimes leads to original and complex formulas. As such, the space of possibilities in terms of financial formulas is never completely closed. Furthermore, the willingness of consortia to "transform" their agreements towards publication at constant cost refers to diversified definitions of "cost" (whether or not to include pre-existing APC expenditure) and stability (whether or not to allow for "inflation" of 2 or 3%). Furthermore, we have not observed any contractual provisions that would allow us to anticipate the sums involved beyond the time horizon of the current agreement. The great diversity of the agreements stems, on the one hand, from the initial conditions of the relations between consortia and academic publishers - the sums spent on subscriptions being the starting point for the new agreements - and, on the other hand, from the objectives of each party. Even if this study deliberately excluded negotiations, the agreements bear traces of these objectives. Thus, many agreements are explicitly experimental in nature, while some aim at strict budgetary control, or others aim, in the more recent period, at publishing as many articles as possible in open access. It is in the latter case that we reach the ambiguity of general expectations about transformative agreements. Indeed, for consortia, the transforming dimension essentially consists in transferring the sums traditionally allocated to subscription to open access publication. But the goal is never to transform the economic model of journals, i.e. to shift from subscription or hybrid journals to fully open access journals. Moreover, no clause aims at such an end - with the exception of the model agreement proposed by the publisher ACM. On the side of the publishers, and in particular Springer, the cumulative nature of the national agreements concluded is aimed at projecting a world of publishing in which open access becomes de facto quantitatively very dominant, without changing the economic model of their journals. Our study shows that the current transformative agreements do not provide for a sustainable transition of the publishing economy towards open access, as they do not guarantee control of expenditure or the sustainability of open content. The future of the relationship between consortia and publishers remains largely undetermined.
Cette étude porte sur une des innovations contemporaines liées à l’économie de la publication scientifique : les accords dits transformants, un objet relativement circonscrit au sein des relations entre consortiums de bibliothèques et éditeurs scientifiques, et temporellement situé entre 2015 et 2020. Ce type d’accords a pour objectif affiché d’organiser la transition du modèle traditionnel de l’abonnement à des revues (souvent proposées par regroupements thématiques ou collections) vers celui de l’accès ouvert en opérant une réaffectation des budgets qui y sont consacrés. Notre travail d’analyse sociologique constitue une première étude systématique de cet objet, fondée sur la recension de 197 accords. Le corpus ainsi constitué inclut des accords caractérisés par la coprésence d’une composante d’abonnement et d’une composante de publication en accès ouvert, même minimale (« jetons » de publication offerts, réduction sur les APC...). En conséquence, ont été exclus de l’analyse les accords portant uniquement sur du financement centralisé de publication en accès ouvert, que ce soit avec des éditeurs ne proposant que des revues avec paiement par l’auteur (PLOS, Frontiers, MDPI...) ou des éditeurs dont une partie du catalogue est constitué de revues en accès ouvert. L’accord le plus ancien de notre corpus a été signé en 2010, les plus récents en 2020 – les accords ne commençant qu’en 2021, même annoncés au cours de l’étude, n’ont pas été retenus. Plusieurs résultats se dégagent de notre analyse. Tout d’abord, on note une grande diversité des acteurs impliqués avec 22 pays et 39 éditeurs, même si certains consortiums (Pays-Bas, Suède, Autriche, Allemagne) et éditeurs (CUP, Elsevier, RSC, Springer) en ont signé beaucoup plus que d’autres. Ensuite, la durée des accords, comprise entre une et six années, révèle une distribution très inégalitaire, avec plus de la moitié des accords (103) signés pour 3 ans, ainsi qu’une faible proportion pour 4 ans ou plus (22 accords). Enfin, en dépit d’appels répétés à la transparence, moins de la moitié des accords (96) ont un texte accessible au moment de cette étude, sans qu’on puisse observer une tendance récente à une plus grande disponibilité. L’analyse montre également des degrés d’ouverture très variables, allant d’une simple information sur le répertoire ESAC en passant par la mise à disposition d’un format annotable jusqu’à l’attribution d’un DOI et d’une licence de réutilisation (CC-BY), en incluant le détail des sommes monétaires. Parmi les 96 accords disponibles, dont 47 signés en 2020, 62 ont fait l’objet d’une analyse en profondeur. C’est à notre connaissance la première analyse à cette échelle, sur un type de matériel non seulement inédit, mais qui était auparavant soumis à des clauses de confidentialité. Fondée sur une lecture minutieuse, l’étude décrit de manière fine leurs propriétés, depuis la matérialité du document jusqu’aux formules financières, en passant par leur morphologie et l’ensemble des droits et devoirs des parties. Les contenus des accords sont donc analysés comme une collection dont nous cherchons à déterminer les points communs et les variations, à travers des codages explicites sur certaines de leurs caractéristiques. L’étude pointe également des incertitudes, et notamment leur caractère « transitionnel », qui demeure fortement discuté. D’un point de vue morphologique, les accords montrent une grande diversité en matière de taille (de 7 à 488 pages) et de structure. Néanmoins, par définition, ils articulent tous deux objets essentiels : d’une part, les conditions de réalisation d’une lecture d’articles de revues, sous forme d’abonnement, mêlant des préoccupations d’accès et de sécurité ; d’autre part, les modalités de publication en accès ouvert, articulant la gestion d’un nouveau type de workflow à toute une série d’options possibles. Parmi ces options, mentionnons notamment le périmètre des revues considérées (hybrides et/ou accès ouvert), les licences disponibles, le degré d’obligation de cette publication, les auteurs éligibles ou le volume d’articles publiables. L’un des résultats les plus importants de cette analyse approfondie est la mise au jour d’un découplage presque complet, au sein même des accords, entre l’objet abonnement et l’objet publication. Bien entendu, l’abonnement est systématiquement configuré dans un monde fermé, soumis à paiement qui déclenche des séries d’identification des circulations légitimes tant du contenu informationnel que des usagers. Il insiste notamment sur les interdictions de réutilisation ou même de copie des articles scientifiques. À l’opposé, la publication en accès ouvert est attachée à un monde régi par l’accès gratuit au contenu, ce qui induit des préoccupations de gestion du workflow et des modalités d’accessibilité. De plus, les différents éléments constitutifs de ces objets contractuels ne sont pas couplés : d’un côté, les lecteurs sont constitués de l’ensemble des membres des institutions abonnées, de l’autre, seuls les auteurs correspondants (« corresponding authors ») sont concernés ; les listes de revues accessibles à la lecture et celles réservées à la publication en accès ouvert sont le plus souvent distinctes ; les workflows ont des objectifs et des organisations matérielles totalement différentes, etc. L’articulation entre les deux objets contractuels relève uniquement d’une formule de distribution financière qui, outre des combinaisons particulières entre l’un et l’autre, permet d’attribuer des étiquettes distinctes aux accords (offset agreement, publish & read, read & publish, read & free articles, read & discount). Au-delà de cette distribution, l’étude des arrangements financiers montre une gamme de dispositions allant d’une prévisibilité budgétaire totale, donc identique aux accords d’abonnement antérieurs, à une incertitude sur le volume de publication ou sur le montant définitif des sommes échangées. Les modalités concrètes de calcul des montants associés à la publication en accès ouvert sont relativement variées. S’il existe effectivement des formules récurrentes (volume d’articles multiplié par un prix individuel, reprise de la moyenne des sommes totales d’APC des années précédentes...), le calcul des sommes en jeu est toujours le résultat d’une négociation singulière entre un consortium et un éditeur scientifique, et aboutit parfois à des formules originales et complexes. À ce titre, l’espace des possibles en matière de formules financières n’est jamais totalement clos. Par ailleurs, la volonté des consortiums d’opérer une « transformation » de leurs accords vers la publication à coût constant renvoie à des définitions diversifiées du « coût » (inclusion ou non des dépenses d’APC préexistantes) et de la constance (admission ou pas d’une « inflation » à 2 ou 3%). De plus, nous n’avons observé aucune disposition contractuelle permettant d’anticiper les sommes en jeu au-delà de l’horizon temporel de l’accord courant. La grande diversité des accords provient d’une part des conditions initiales des relations entre consortiums et éditeurs scientifiques – les sommes dépensées en abonnement étant le point de départ des nouveaux accords –, d’autre part des objectifs de chaque partie. Même si cette étude excluait volontairement les négociations, les accords portent des traces de ces objectifs. Ainsi, de nombreux accords sont de nature explicitement expérimentale, quand certains visent un contrôle budgétaire strict, ou d’autres ambitionnent, dans la période plus récente, la publication du plus grand nombre possible d’articles en accès ouvert. C’est dans ce dernier cas qu’on touche à l’ambiguïté des attentes générales sur les accords transformants. En effet, pour les consortiums, la dimension « transformante » consiste essentiellement à transférer les sommes traditionnellement allouées à l’abonnement vers la publication en accès ouvert. Mais l’objectif n’est jamais de transformer le modèle économique des revues, c'est-à-dire de faire basculer des revues sous abonnement ou hybrides en revues entièrement en accès ouvert. D’ailleurs, aucune clause ne vise une telle fin – à l’exception du modèle d’accord proposé par l’éditeur ACM. Du côté des éditeurs, et notamment de Springer, le caractère cumulatif des accords nationaux passés vise à projeter un monde de la publication où l’accès ouvert devient de fait quantitativement très dominant, sans pour autant modifier de manière pérenne le modèle économique de leurs revues. Notre étude montre que les accords transformants actuels ne permettent pas d’assurer de manière durable une transition de l’économie de la publication vers l’accès ouvert, dans la mesure où ils n’offrent pas de garantie sur le contrôle des dépenses ni sur la pérennité de l’ouverture des contenus. L’avenir des relations entre consortium et éditeur demeure largement indéterminé.
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halshs-03203560 , version 1 (20-04-2021)

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Quentin Dufour, David Pontille, Didier Torny. Contracter à l’heure de la publication en accès ouvert. Une analyse systématique des accords transformants. [Rapport de recherche] 206 150, CNRS; Comité pour la science ouverte. 2021, pp.81. ⟨halshs-03203560⟩
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